KPI không còn là cái tên xa lạ đối với nhiều người. Nó là một công cụ đo lường hiệu suất công việc. Đôi khi KPI còn là phương pháp giúp cho năng suất làm việc được nâng cao hơn. Vậy KPI là gì? Những điều cần biết về công cụ này là gì? Tại bài viết này, thichchiase.net sẽ chia sẻ đến bạn tất cả câu hỏi liên quan đến công cụ này.
KPI là gì?
KPI có tên đầy đủ là Key Performance Indicator. Tạm dịch ra là “chỉ số hiệu suất công việc chính” hoặc là “chỉ số quan trong cho hiệu suất“. Đây là một công cụ quan trọng với nhiều công ty, doanh nghiệp trên toàn thế giới. KPI là chỉ số được sử dụng để đánh giá mức độ hoàn thành của một tổ chức, dự án. So với mục tiêu và kế hoạch đã đề ra.
Chỉ số KPI được sử dụng để đo lường, theo dõi, và đánh giá hiệu suất. Trong một số lĩnh vực khác nhau, bao gồm doanh nghiệp, tiếp thị, nhân sự, tài chính, dự án. Việc sử dụng chỉ số Key Performance Indicator giúp cho tổ chức xác định được mức độ đạt được các mục tiêu. Để từ đó có thể điều chỉnh chiến lược và hành động để cải thiện hiệu suất.
Đặc điểm của KPI là gì?
Sau đây là một số đặc điểm chính của KPI mà thichchiase.net đã tổng hợp và chia sẻ đến bạn:
- Liên quan đến mục tiêu kinh doanh: Liên quan trực tiếp hoặc gián tiếp đến mục tiêu và chiến lược tổng thể.
- Cụ thể và đo lường: KPI cần được đặt ra một cách rõ ràng và cụ thể để có thể đo lường được.
- Đo lường theo thời gian: Chỉ số này được theo dõi theo thời gian. Để theo dõi xu hướng và biến động, cũng như để đánh giá hiệu suất theo từng giai đoạn.
- Đo lường đối soát và so sánh: KPI thường được sử dụng để so sánh hiệu suất hiện tại với một chuẩn mực cụ thể. Hoặc với kết quả quá khứ để đo lường sự cải thiện.
- Ứng dụng và thực hiện biện pháp cải tiến: Cung cấp thông tin cần thiết để đưa ra biện pháp cải tiến. Hoặc điều chỉnh chiến lược kinh doanh nếu cần thiết.
- Thúc đẩy hành động hợp lý: Key Performance Indicator không chỉ là một con số, mà còn phải thúc đẩy hành động. Nó nên cung cấp hướng dẫn về những bước cụ thể để cải thiện hiệu suất.
- Khả năng theo dõi và báo cáo: Chỉ số này nên có sẵn thông qua dữ liệu hoặc hệ thống theo dõi, và có thể báo cáo một cách hiệu quả để quản lý và nhóm làm việc có thể theo dõi và đánh giá.
- Linh hoạt và cập nhật: Key Performance Indicator có thể được điều chỉnh và cập nhật theo thời gian để phản ánh sự thay đổi trong môi trường kinh doanh và mục tiêu chiến lược.
Vai trò của KPI là gì?
Đối với doanh nghiệp
Đo lường hiệu suất: KPI là công cụ giúp đo lường mức độ thành công của một tổ chức, dự án hoặc cá nhân. Công cụ thường được sử dụng trong việc đạt được mục tiêu và kế hoạch đã đề ra. Công cụ này giúp cung cấp thông tin cụ thể và đo lường được sự tiến triển theo thời gian.
Hỗ trợ ra quyết định, chiến lược, chính sách: KPI cung cấp thông tin quan trọng cho quá trình ra quyết định chiến lược và quản lý. Dựa trên dữ liệu từ các chỉ số ấy, tổng giám đốc và trưởng phòng các phòng ban có thể đưa ra quyết định thông minh để tối ưu hóa hiệu suất và đạt được mục tiêu kinh doanh cho công ty của mình.
Theo dõi và đánh giá kết quả kinh doanh: KPI cung cấp cơ sở dữ liệu để đánh giá hiệu suất của chiến lược tổ chức. Nếu không đạt được, tổ chức có thể điều chỉnh chiến lược của mình để đảm bảo rằng nó phản ánh môi trường kinh doanh hiện tại.
Theo dõi và đánh giá hiệu suất làm việc cho nhân sự: KPI thường được sử dụng để đánh giá hiệu suất của cá nhân hoặc nhóm làm việc. Điều này giúp xác định nguồn nhân lực nào đang đóng góp nhiều vào mục tiêu tổ chức và cung cấp cơ sở để thực hiện các biện pháp cải tiến.
Đối với nhân viên
Tạo động lực: Chỉ số này có thể tạo ra sự động lực cho nhân viên, đội ngũ làm việc. Hoặc tổ chức, tổng thể bằng cách xác định những gì cần đạt được. Và tạo ra sự thách thức để đạt được mục tiêu đó.
Tăng năng suất hiệu quả công việc: KPI sẽ giúp cho nhân viên hoàn thành các đầu mục công việc nhanh chóng và đạt được nhiều hiệu quả. Vì nếu được hoàn thành và vượt chỉ tiêu, thu nhập của nhân viên sẽ được tăng lên.
Một số dạng KPI phổ biến hiện nay
- KPI kinh doanh
- KPI bán hàng
- KPI marketing
- KPI tài chính
- KPI quản lý dự án
Xây dựng KPI theo mô hình SMART
Doanh thu luôn là yếu tố quan trọng của mỗi doanh nghiệp. Vì vậy doanh nghiệp luôn phải đặt ra mục tiêu kinh doanh cho nhân viên của mình. Mô hình SMART là một công cụ giúp cho việc xây dựng chiến lược KPI đạt được hiệu quả cao nhất. Tiêu chí SMART khi xây dựng KPI là:
- Cụ Thể (Specific): KPI cần được đặt một cách rõ ràng và cụ thể, không để lại sự mơ hồ hay đa nghĩa. Tất cả nhân viên trong công ty nên hiểu rõ về nó.
- Đo Lường Được (Measurable): KPI phải có khả năng đo lường được để theo dõi tiến triển và đánh giá hiệu suất. Điều này đòi hỏi có dữ liệu chính xác hoặc chiến lược đo lường cụ thể.
- Có thể đạt được (Achievable): KPI nên đặt ra sao cho có thể đạt được với nỗ lực và nguồn lực hiện tại của công ty. Điều này giúp tránh tình trạng đặt ra mục tiêu quá khó khăn hoặc không khả thi.
- Liên quan đến (Relevant): KPI cần liên quan trực tiếp hoặc gián tiếp đến mục tiêu và chiến lược tổng thể.
- Có thời hạn (Time-bound): KPI cần có một khung thời gian cụ thể, điều này giúp đặt ra áp lực thời gian và cũng giúp đánh giá hiệu suất theo thời gian. Có thể bao gồm cả ngày, tuần, tháng, quý, hoặc năm.
Tổng Kết
Thichchiase.net vừa tổng hợp tất cả thông tin giúp bạn giải đáp thắc mắc “KPI là gì?”. Hy vọng bài viết này sẽ giúp ích cho bạn hiểu hơn về chỉ số Key Performance Indicator. Cảm ơn bạn đã dành thời gian tham khảo bài viết của chúng tôi.
