Nhu cầu làm việc hay trao đổi thông tin qua phương thức email không còn quá xa lạ với mọi người. Phương thức này mang đến sự tiện lợi, tiết kiệm thời gian cho người sử dụng. Một trong những công cụ hòm thư điện tử phổ biến hiện nay không thể không kể đến Mailbox. Vậy “Mailbox là gì?”. Ứng dụng được hoạt động như thế nào? Cần lưu ý gì khi sử dụng công cụ này? Theo dõi ngay bài viết dưới đây của thichchiase để hiểu rõ hơn về ứng dụng Mailbox nhé.
Mailbox là gì?
Mailbox hay còn được biết đến là Mailbox 365. Là một công cụ được tích hợp trong bộ Microsoft 365. Công cụ này cho phép người dùng có thể sử dụng chung một email để hoàn thành công việc. Người dùng có thể tạo mới, xem, nhận hoặc chuyển tiếp cùng lúc trên Mailbox. Với mô hình này thường được sử dụng bởi các phòng ban, tổ chức, nhóm trong công ty hay doanh nghiệp. Dùng cùng 1 địa chỉ email sẽ giúp mọi người có thể xử lý hay quản lý các vấn đề liên quan một cách hiệu quả hơn.
Tổng hợp các tính năng chính của Mailbox
Mailbox – Công cụ sở hữu với nhiều tính năng đặc biệt. Cụ thể như sau:
Hỗ trợ truy cập từ nhiều thiết bị điện tử khác nhau
Ứng dụng Mailbox cho phép người dùng có thể truy cập bằng các thiết bị khác nhau. Ví dụ như máy tính để bàn, laptop, điện thoại di động,… Chỉ cần tải ứng dụng xuống thiết bị là bạn đã có thể sử dụng phần mềm linh hoạt.
Người dùng có thể tùy chỉnh quyền truy cập dễ dàng
Không chỉ một người mà mọi thành viên trong tổ chức, hội nhóm đều có thể sử dụng một địa chỉ email dễ dàng. Quyền truy cập bao gồm tính năng chỉ đọc, trả lời hay chuyển tiếp đều được cấp quyền dễ dàng. Đây là một tiện ích nổi bật của ứng dụng.
Tích hợp đa dạng các ứng dụng khác nhau
Một tính năng đặc biệt khác của công cụ Mailbox mà chúng ta không nên bỏ qua đó chính là có thể tích hợp với nhiều ứng dụng khác. Các ứng dụng nhưu Outlook, Calender đều có thể sử dụng chung với Mailbox. Sử dụng chung sẽ giúp bạn có thể nâng cao hiệu suất công việc của mình hơn.
Trên đây là một số tính năng nổi bật của ứng dụng Mailbox. Đây là một công cụ mang đến nhiều tiện ích cho người dùng khi sử dụng. Bạn không nên bỏ qua công cụ tiện lợi này nhé.
Hướng dẫn sử dụng ứng dụng Mailbox chi tiết nhất
1. Cách đăng nhập
- Bước 1: Truy cập vào đường link của ứng dụng: https://www.office.com/. Hoặc bạn cũng có thể tải ứng dụng về trên điện thoại của mình. Trên những cửa hàng ứng dụng của mọi hệ điều hành hiện nay để có thể tải Mailbox dễ dàng.
- Bước 2: Tạo tài khoản bằng cách điền địa chỉ email và thiết lập mật khẩu.
- Bước 3: Tiến hành đăng nhập vào ứng dụng. Giờ đây là bạn đã có thể bắt đầu sử dụng được ứng dụng rồi nhé.
2. Cách sử dụng các tính năng trên ứng dụng
- Bước 1: Tiến hành đăng nhập tài khoản đã được tạo vào ứng dụng
- Bước 2: Trên màn hình sẽ hiển thị giao diện chính của công cụ Mailbox. Bạn hãy chọn vào biểu tượng Outlook hoặc Mail
- Bước 3: Chọn một tính năng mà bạn đang muốn sử dụng trên màn hình.
3. Cách tạo hộp thư dùng chung
- Bước 1: Mở mục Trung tâm quản trị viên Microsoft 365. Sau đó bấm chọn Groups, tiếp tục chọn tiếp vào phần Share Mailbox.
- Bước 2: Ở màn hình chính, bạn hãy bấm vào ô Add a mailbox.
- Bước 3: Nhập đầy đủ thông tin vào biểu mẫu được hiển thị trên màn hình. Bao gồm tên và email đã được tạo sẵn.
- Bước 4: Nhấn Add để hoàn thành việc mở hộp thư dùng chung.
Ở cách tạo hộp thư dùng chung, bạn có thể thêm các thành viên khác vào hộp thư cũng được luôn nhé. Ở ngay dưới màn hình sẽ có dòng chữ Add members to this mailbox. Bạn có thể bấm chọn vào dòng biểu tượng đó để thêm thành viên mà bạn muốn dùng chung hộp thư của mình vừa tạo.
Và để lưu lại toàn bộ các bước vừa thực hiện thì đừng quên bấm ô Save nhé.
Và để hiểu rõ hơn về cách sử dụng một số tính năng khác của Mailbox, bạn có thể tham khảo trên các trang thông tin chính thức của Microsoft 365 nhé. Hoặc cũng có thể tìm kiếm cách thực hiện thông qua những video hướng dẫn trên các nền tảng mạng xã hội hiện nay.
Một số lưu ý khi sử dụng Mailbox
- Mailbox có tính năng bảo mật cao, giúp người dùng đảm bảo được quyền riêng tư chỉ với những thành viên trong group.
- Thường xuyên cập nhật ứng dụng ở phiên bản mới nhất. Điều này sẽ giúp người dùng có thể trải nghiệm thêm nhiều tính năng mới của công cụ.
- Trong quá trình sử dụng Mailbox, người dùng có thể liên hệ với bộ phận Microsoft để được hỗ trợ những thắc mắc.
- Dung lượng trên công cụ có thể đầy trong một thời gian sử dụng. Bạn có thể giải phóng dung lượng bằng cách xóa bớt những dữ liệu không cần thiết đi nhé.
Tổng Kết
Trên đây là mọi thông tin liên quan đến công cụ Mailbox. Hy vọng rằng bạn đọc đã hiểu rõ hơn về câu hỏi “Mailbox là gì?” Thichchiase xin chân thành cảm ơn bạn đã dành thời gian theo dõi bài viết của chúng tôi. Công cụ hòm thư điện tử này được sử dụng phổ biến hiện nay. Bạn có thể ứng dụng nó trong công việc văn phòng của mình nhé. Hẹn gặp lại bạn trong thời gian sắp tới!
